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會計的武器EXCEL

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发表于 2010-1-18 22:27:55 | 显示全部楼层 |阅读模式
[size=-1]作者:tyliangzi   提交日期:2009-9-21 1:24:49楼主
  财务人员给大多数人的印象是做不完的报表,整天都和数字打交道。而无论处于什么样的职位,IT技术都将有助于财务人员更好地提升价值。
  
    为了更形象地说明这个问题,本文将对财务人员非常有用的IT技术归纳为两个系列、六种武器。
  
    第一系列:步枪系列——Excel
  
    武器一:小米加步枪——Excel的基础功能
  
    许多财务人员仅会使用Excel有限的加减求和功能,甚至在Excel中输入日期使用的都是文本字符,例如手工输入“2006.07.14”或者“2006.01.01 - 2006.03.01”等形式来表示日期。
  
    如果以这种工具处理大量数据的报表统计分析,工作起来效率怎么能高,报表怎能保证准确呢?
  
    即使对财务理论掌握得博大精深,在做这些实际工作时也只有望“数”兴叹的份了。
  
    武器二:三八大盖——Excel较高的基础功能
  
    有的人可能已经在笑话使用小米加步枪的朋友了,认为自己对Excel已经非常熟练了,会使用排列组合、分类汇总,而且还能够制作出精美的Excel图表,领导也很满意,甚至因此而升职。
  
    但是每到月底,大量的分析报告要做,每天都要加班加点甚至到深夜才能完成工作。老板也赞赏有加,给予加薪。但是总感觉自己付出得很多,得到得却很少。只能感叹一句:财务人员命苦啊!
  
    试想在信息爆炸的今天,财务人员处于海量数据的环境中,你的武器虽然比小米加步枪要精良许多,但是用这种方法做完之后,还有精力和时间去查看其中是否存在问题或精华吗?基本上仅是被动地完成所安排的工作,附加值的东西很少。愿意为你的加班加点加薪,已经是很仁慈的老板了。
  
    武器三:“半自动步枪”——Excel高级函数及数据透视表
  
    有的朋友可能会想,使用那些图表只是小伎俩,太累。我已经会用数据透视表,也会用复杂的高级函数功能,所有的报表到我手中,小菜一蝶。恭喜你! 你已经拥有非常良好的武器,至少你应该或者已经步入公司的高级财务人员的行列,薪水各方面都会有提升,也会感觉到财务理论并不都是废话和空话。同时你还会发现其他同事水平很差,向他们要基础数据,速度太慢,甚至需要一周时间,而你一天就做完了。
  
    但是当报表很多很复杂,并且需要定期报送的时候,每次都重复所有的步骤来完成工作,这样也很烦。要是能仅做一次,以后的工作全部让计算机去完成,那就太理想了。
  
    武器四:“全自动步枪”——Excel宏的使用
  
    在不借助程序人员的帮助下,如果想让自己定制好的工作自动完成,那就需要学会使用宏,所以将学会使用宏的功能比喻成全自动步枪。如果会使用这个武器,预先将工作步骤设计好了,只要点一两下按键,以前做的所有工作步骤都将由Excel自动完成。再设计一两个窗口,定下一个格式,基础数据让一般人员直接输入就可以了,即使小学生教他两分钟也可以学会。如果你的属下还不会,那最好让他找个地方凉快去吧。
  
    Excel的功能博大精深,宏的更深层次深造就是利用VBA,使用这个功能就需要一点编程的知识了。
  
    第二系列:火炮系列——数据库
  
    武器一:红衣大炮——Access
  
    Access可能对于多数财务人员来说并不陌生,但是会使用的人却很少。之所以将它单独作为一个系列,是因为它完成的功能与Excel相比有质的改变。它可以影响到你工作思想的角度,影响到你对一些部门之间关系协调的重新认识。它的威力相当大,不仅克服了Excel数据的易变性及数据处理的不稳定性,而且体现和强调了如何协作分工完成工作。一旦熟练掌握,一炮轰下去,可能会使原本非常忙碌的财务人员变得无事可做。
  武器二:现代智能大炮——高级数据库
  
    SQL Server, Oracle等大型数据库名词财务人员也基本上非常熟悉,但是再深入一步的了解就极少。会写SQL查询语句的财务人员就更少了。
  
    之所以将熟悉这些计算机技术比喻成现代智能大炮,是因为财务人员一旦掌握这些工具,将会使自己所做的会计工作产生彻底的改变,甚至可以使之前所做的许多需要大量人力加班加点的工作消失得无影无踪,将会使财务人员有更多的时间和精力去盯着账簿之外的东西。
  
    有的朋友看到这可能会想,这些要都会了,干脆去学计算机了,财务知识就不重要了。其实不然,这两者之间的关系是相互促进、互为提高的。以下将探讨作为财务人员在什么阶段需要补充财务知识、在什么阶段需要补充计算机技能?
  
    更新知识技能的时机选择
  
    探讨到这里,有的朋友可能会想,人的时间和精力都是有限的,我怎么知道什么时候该补充计算机技能了,什么时候该补充财务知识呢?
  
    笔者通过多年的实践总结出这样一个时机,供各位参考。
  
    补充计算机技能的时机
  
    不论你处于什么样的位置,当你想通过财务理论或实践去分析一个问题,需要数据进行支持或验证的时候,或者领导安排你做分析报告的时候,你获得数据支持的速度或做报表的速度自己感觉非常慢,或者说做得很辛苦。可以说在这个时候你就需要考虑补充计算机方面的技能了。
  
    即使处于非常高级的管理职位,即使数据是由下属提供,但是速度极慢,你非常不满意,但是你的下属已经是经常加班到深夜了,在这种情况下如何解决?随着思考角度不断变化,对数据的要求也在不断变化,有些想法就让技术人员去做软件也是不现实的。
  
    这好比作为司令员知道如何去占领有利地形,但是缺乏有效的武器去实现,解决这个问题,无非两种途径,换计算机好的人员或者提高现有人员的水平。
  
    补充财务技能的时机
  
    这个时机很好判断,就是当你感觉没有工作可做的时候,或者说所安排的工作你可以以极快的速度去完成,同时你也不知道要再去做什么,在这个时候就是需要补充财务技能的时候了。
  
    这就像在战场上你手中掌握有各种精良的武器,却不知道要进攻的阵地,也不知道为什么要进攻。在这种情况下,你要么去寻找一个需要你的领导,利用你的武器去攻城掠地,要么自己去深化自己的知识,找到进攻的方向。

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 楼主| 发表于 2010-1-18 22:51:35 | 显示全部楼层
我EXCEL只是小米步槍,想學好的
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发表于 2010-1-19 00:58:48 | 显示全部楼层
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发表于 2010-1-19 20:36:56 | 显示全部楼层
以上所提电脑上都有安装,不过好像都不精通:funk:
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发表于 2010-1-20 13:40:26 | 显示全部楼层
写得不错
有一点要纠正,小米加步枪不是步枪的一个品种,不能和三八大盖,半自动,全自动并列。小米加步枪原意是指我党在战争初期非常艰苦,吃的是小米,用的是步枪,不象国民党军队,吃的是大米,用的是机枪。
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发表于 2010-1-20 14:20:49 | 显示全部楼层
写得很好,可不现实,也许某些企业能做到,但99%的单位都做不到换人,更别提换手下,没准你会被换掉。
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发表于 2010-2-4 23:55:18 | 显示全部楼层
把“小米加步枪”改成“老套筒”。我看可以。写的很不错,我也有体会。
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发表于 2010-2-5 17:14:40 | 显示全部楼层
我要找豆腐撞死!:'( :'( :'( :'( :'( :'( :'( :'( :'(
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发表于 2010-2-5 22:25:59 | 显示全部楼层
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发表于 2010-2-9 09:40:17 | 显示全部楼层
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