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HR玩转Excel-邮件合并(自定义标签大小)

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发表于 2014-12-25 14:20:35 | 只看该作者 |只看大图 回帖奖励 |倒序浏览 |阅读模式
本帖最后由 开心妙妙 于 2014-12-25 15:45 编辑

序言
在什么样的情况下用邮件合并

        邮件合并这个词最初提出来的时候,批量处理邮件文档,具体在邮件文档中,固定内容中合并发送一组相关的信息资料,这些信息资料可以来源于ExcelAccess等其它数据源,批量生成需要的邮件文档,这样大大提高了工作效率。
         显然,邮件合并功能,不仅仅处理邮件,可以批量做(gong)作证、(shang)岗证、邀请函、贺卡、工资条、成绩单。。。。。。。。

在什么情况下会用到呢?  
条件1:需要处理的文档数据量相对比较大的
条件2:文档当中内容部份是固定不变的,而另外一部份是可变的。可变部份可以从数据源或Excel表中,合并过来。
当然邮件合并在行政人事部门使用率还是比较高的。

一、      邮件合并文档类型


条件1:需要处理的文档数据量相对比较大的
条件2:文档当中内容部份是固定不变的,而另外一部份是可变的。可变部份可以从数据源或Excel表中,合并过来。
当然邮件合并在行政人事部门使用率还是比较高的。

一、  邮件合并文档类型
(一)   信函:
将信函发送给一组人。您可以单独设置每个人收到的信函的格式。
(二)   电子邮件:
将电子邮件发送给一组人。您可以单独设置每个人收到的电子邮件的格式。
(三)   信封:
打印成组邮件的带地址信封。
(四)   标签
选择“标签”后会跳出选择框,选择需要的版式,例如:分为1/4的版面,会将一个word页面分为四个解上的域,在左上角插入需要的字段,然后“更新标签”四个角上的信息都变成一样,然后再选择编辑单个文档中的“全部”即可将所有信息按照1/4的版面显示。
(五)   目录:
步骤同“信函”只选择完“全部”后,会将所有信息显示在一页上,而不是一条记录一页


二、      邮件合并所需的方式
(一)   Word邮件合并域
邮件合并的过程中,使用到的一些快捷键
Ctrl+F9:添加域
ALT+F9切换域以代码形式显示和显示结果,整个文档一起切换
SHIFT+F9切换域,点中某个域,就切换选中的域
F9更新域的内容则选中域之后
Ctrl+Shift+f9:域切换成文本

三、      案例
(一)   上岗证用自定义标签文档类型

案例1的重点,设置标签的大小
Excel数据源的准备(己有附件)
       1.  邮件――开始邮件合并――标签

       2. 自定义标签:
           我已经设置好标签大小是高6厘米,宽8厘米,页面大小A4纸,所以动画点击详细信息。如果未设置好的,点新建标签。

           注释:标签的高度是一个标签的高度,宽度同理
                      比例向跨度:标签与标签之间会有1厘米的间距
                       横向跨度同理
                      标签列数,就是在A4纸上横向放多少个标签,这里设置的是2列,2*7厘米=14厘米,14厘米<21厘米A4纸的宽度,这样的数量才是有效。行数同理。
        3.  选择收件人――使用现有列表

       4.  找到上岗证数据源


        5  .  插入合并域


       6.  插入相应的域
       7. 更新标签
      8.  预览结果

















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发表于 2014-12-25 20:51:53 | 只看该作者
这个可以做奖券、餐券什么,对邮件合并里面的功能介绍的也很详细。
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发表于 2014-12-27 22:51:04 | 只看该作者
想问问,”上岗证“的模板是否是需要提前做好、复制呢?
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 楼主| 发表于 2014-12-28 13:13:05 | 只看该作者
彦伊 发表于 2014-12-27 22:51
想问问,”上岗证“的模板是否是需要提前做好、复制呢?

我直接复制了老师提供的模版内容
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发表于 2014-12-28 15:55:31 | 只看该作者
学习了,成功做了个公司的上岗证
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 楼主| 发表于 2014-12-28 16:27:35 | 只看该作者
li720608 发表于 2014-12-28 15:55
学习了,成功做了个公司的上岗证

既然成功了,那就把上网证,想办法插入照片
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发表于 2015-4-18 18:50:45 | 只看该作者
呵呵 么用过这个功能
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